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recepción y registro de visitas. - Recepción y registro... de documentación/correspondencia. - Elaboración de informes técnicos de ensayo. - Traducción al inglés de informes técnicos de ensayo. Filtrado de llamadas, manejo de centralita. -Gestión y distribución de correspondencia... y valija con mensajerías, etc. -Introducción de datos en el sistema informático. -Realización de pedidos de material de oficina-Archivo e impresión de documentación. -Apoyo a otros departamentos.

Otras personas que podrían realizar estas funciones son los auxiliares administrativos o en algunos casos los archivistas ya que entre sus conocimientos esta la organización y recibo de la correspondencia.




NORMAS TÉCNICAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA



La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., utiliza las pautas señaladas en la Norma Técnica NTC-1486 de ICONTEC para la elaboración de comunicaciones. Se han establecido dos clases de comunicación:
Comunicación Interna: Memorando Forma 102-F-036. Plantilla de Word, instalada en todos los equipos de la Entidad. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se dirija al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. desde y para todos los niveles jerárquicos y no requiere la elaboración de sobres. Se enviará a través del correo electrónico, a fin de agilizar el conocimiento de los mismos. Los memorandos que requieran ser radicados, serán enviados al C.D.I. para ser ingresados en el Sistema.


RECEPCIÓN y DESPACHO de documentos es necesario que la unidad de correspondencia de toda entidad cuente con implementos indispensables para poder llevar a cabo una debida realización de las funciones correspondientes entre los cuales están:
Los equipos…

• El computador
• La impresora
• El escáner
• El fax
• La fotocopiadora
• El teléfono
• El reloj
• La maquina de escribir

Los elementos…

• Clips-metálico, plástico
• Ganchos de cosedora
• Perforadora
• Cosedora
• Carpetas
• Sobres-Manila, ventanilla, carta, oficio
• Esteros
• Taja lápiz
• Borrador
• Tapete acrílico
• Cinta mágica
• Lápiz
• Sellos – radicador, recibido, despacho, fecha, copia
• Cortapapel
• Hojas papel
• guillotina
• rótulos
• archivadores
• formatos de registro
• resaltadores
• tijeras
• microfilmadora
Profesora liliana los formatos de las planillas estan en el correo, la verdad no9 las pude subir al blog, gracias profesora.