ACTIVIDAD DEL BLOG

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política

Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación
privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y
uso de sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia,
Radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
En la parte del manual donde esta especificado la recepción de documentos
se debe especificar:

Los procedimientos para el recibo, registro, radicación y distribución de los documentos a partir de la unida de correspondencia que recibe y envía documentos oficiales y no oficiales. Básicamente aquí se habla de las actividades que se deben desarrollar en esta unidad estas actividades son:

Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.

Recibo de documentos oficiales.

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa
Respuesta a una solicitud o requerimiento
PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
o Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite
o Determinación de competencia
o Preparación y proyección de respuesta


DESARROLLO DEL TALLER 5


NORMAS LEGALES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
El artículo 29 del Decreto 2150 de 1995 señala "Expedición de Actas y comunicaciones de las entidades públicas. Todos los actos administrativos a través de los cuales se exprese la Administración Pública por escrito, deberán adelantarse en original y un máximo de dos copias. Una de éstas deberá ser enviada para su conservación y consulta al archivo central de la entidad" (negrillas nuestras).
En el mismo sentido como se señala en la comunicación el Acuerdo 060 de 2001 preceptúa que "Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales".
En consecuencia es importante señalar que si bien las dos disposiciones establecen un máximo de dos copias, es igualmente importante precisar que el Decreto señala que una copia "deberá ser enviada para su conservación y consulta al archivo central de la entidad", con lo cual se puede determinar que no es facultativa la conservación de la copia que va para archivo central. Al igual que el Acuerdo señala la disposición del original y las copias en el trámite de las comunicaciones oficiales, al indicar que el original es para el destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia
Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales fuera de texto.

En este orden de ideas, y atendiendo a las múltiples interpretaciones que el artículo presenta, le solicito se sirva aclarar o modificar el artículo 11 del Acuerdo 060 de 2001 en el sentido de establecer si son necesarias ambas copias (Una para la dependencia productora del documento y la segunda para el consecutivo de la Unidad de correspondencia) o solamente una según lo determine el Comité de Archivo de cada entidad. Para el efecto, remitimos copia del concepto que se produjo sobre esta temática en la Dirección Jurídica Distrital de esta secretaría.

Ley 594 de 2000, tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.
Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública .Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

ARTILCULO 3. Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos .Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.


Funciones de un empleado de una unidad de correspondencia:

Recibir, registrar y enviar correspondencia interna de la Organización y apoyar la gestión de Seguridad. De los documentos. Atención telefónica